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La 2024 LifeWave Conference , celebrada del 16 al 19 de octubre en Dallas, Texas, reunió a más de 5500 asistentes de todo el mundo. Bajo el lema "Ignite su potencial", esta conferencia ofreció una experiencia de inmersión a los Brand Partners de LifeWave, con sesiones de formación avanzada, historias de éxito y una mirada exclusiva a las últimas innovaciones de producto de LifeWave. El evento se diseñó para conectar a participantes de diversas procedencias, ofreciéndoles oportunidades para mejorar sus estrategias empresariales y profundizar en su compromiso con el bienestar. Con los principales líderes y ponentes, como el fundador y CEO David Schmidt y otros notables expertos del sector, LifeWave trató de ofrecer una experiencia ágil a su numerosa audiencia internacional.
La gestión de un evento de tan alto nivel y de varios días de duración requería una logística sólida y eficaz, especialmente para el registro in situ y la impresión de credenciales , a fin de garantizar un acceso fluido y una primera impresión acogedora para todos los asistentes. LifeWave se enfrentó en el pasado a una serie de retos que requerían una plataforma de gestión de eventos fiable y flexible, y encontró la solución adecuada en InEvent.
Antes de adoptar InEvent, LifeWave se enfrentaba a varios retos clave en su proceso de gestión de eventos:
La conferencia anual LifeWave se enfrentaba anteriormente a un proceso de impresión de tarjetas de identificación lento y desorganizado. Con las tarjetas preimpresas y ordenadas alfabéticamente, el sistema solía provocar largas esperas, confusión y dificultades para superar las barreras lingüísticas entre los asistentes de distintas regiones.
Los asistentes de LifeWave compran con frecuencia entradas al por mayor y las transfieren a los miembros del equipo. Sin embargo, su proveedor anterior carecía de soluciones eficaces para las transferencias masivas, lo que generaba trabajo manual adicional y errores en los registros de asistentes.
LifeWave también necesitaba un sistema que se integrara con plataformas de terceros para sincronizar datos en tiempo real , como el rango de asistentes y los datos de ubicación. Aún no habían encontrado un proveedor capaz de satisfacer plenamente este requisito, esencial para las necesidades dinámicas de su evento.
Para hacer frente a los retos exclusivos de LifeWave, InEvent implementó una solución centrada en mejoras del registro in situ, paquetes de equipos personalizados para eventos y asistencia técnica dedicada . A continuación se explica cómo estas soluciones ayudaron a LifeWave a mejorar la experiencia de su evento:
LifeWave optó por 11 paquetes personalizados Elite que incluían herramientas esenciales como 2 iPads, 2 impresoras Zebra ZD620 y lanyards de marca en cada paquete. Estos recursos agilizaron la impresión de credenciales, lo que permitió una generación eficiente de credenciales in situ y redujo la dependencia de las credenciales preimpresas.
Con iPads e impresoras Zebra desplegadas estratégicamente, LifeWave creó un proceso de registro más rápido y organizado que podía gestionar grandes volúmenes de forma eficiente. La incorporación de hotspots 5G en los paquetes garantizó una conectividad fiable, lo que permitió a los dispositivos funcionar sin problemas ni retrasos.
InEvent proporcionó dos técnicos especializados durante cuatro días, que resultaron cruciales para gestionar los periodos de registro más ajetreados, gestionar los registros QR y manuales y ayudar a los asistentes en tiempo real. Se les elogió especialmente por su asistencia proactiva, señalando que incluso gestionaron la distribución de los cordones correctos durante las horas punta, garantizando una experiencia profesional y fluida.
La Conferencia LifeWave 2024 cambió las reglas del juego y ofreció una experiencia que dejó encantados tanto a los asistentes como a los organizadores. He aquí los resultados que hicieron de este evento uno de los mejores:
LifeWave dio la bienvenida a más de 5500 asistentes con una configuración optimizada de impresión de tarjetas y registro. Pudieron evitar el caos de las largas colas y las tarjetas preimpresas: los asistentes simplemente escaneaban o se registraban manualmente y sus tarjetas estaban listas en cuestión de segundos. Esta entrada fluida dio inmediatamente un tono cálido y positivo a todo el mundo. Los asistentes notaron la diferencia, y muchos de ellos comentaron que el proceso había sido mucho más rápido y agradable que en años anteriores.
Los materiales de registro de LifeWave, como las elegantes tarjetas de identificación de doble cara y los cordones de marca, dieron al evento un aspecto pulido y profesional, facilitando que los asistentes se reconocieran entre sí y se pusieran en contacto. Se acabaron las tarjetas preimpresas y las confusiones de última hora, y el equipo de LifeWave pudo centrarse en crear momentos memorables.
LifeWave pudo ajustar detalles como los horarios y la distribución de las salas con facilidad en la plataforma de eventos. El equipo pudo responder rápidamente cuando surgieron cambios inesperados, asegurándose de que los asistentes tuvieran la mejor experiencia posible sin perder el ritmo. Esta flexibilidad aportó tranquilidad, sabiendo que podrían resolver fácilmente cualquier contratiempo.
LifeWave no afloja el ritmo tras el éxito de su Conferencia 2024 y las ferias posteriores como el Roadshow en Vancouver , Winnipeg y Edmonton. Ya se están preparando para lo que viene, basándose en lo que ha funcionado y afinando cada detalle para mejorar futuros eventos. Con procesos de registro más inteligentes, herramientas para los asistentes en tiempo real y un enfoque en la creación de experiencias inolvidables, LifeWave está preparada para acercar más que nunca a su comunidad global. Permanezca atento: aún queda mucho por hacer.
Este año, los asistentes nos dieron una opinión fantástica sobre el proceso de registro: tener los iPads y las impresoras listos in situ hizo que el registro fuera mucho más rápido que antes. La configuración fue perfecta y nuestro equipo pudo gestionar rápidamente los ajustes. Joshua Dunn, Director Senior de Eventos y Reconocimiento @ LifeWave
